A gestão da documentação dos colaboradores passou a ser uma das atividades mais morosas para o RH, principalmente para o Departamento de Pessoal. Já é um grande desafio fazer a gestão de toda documentação referente a controle de pontos, contracheque, extrato de férias, benefícios, treinamentos e etc. Mas quando se pensa no acesso a essas informações por parte dos colaboradores, esse desafio é ainda maior e cresce de acordo com a quantidade de pessoas na equipe da empresa, vários desses documentos precisam ser assinados pelos colaboradores e o controle de entrega e recebimento passa a ser uma atividade obrigatória, mas que despende bastante tempo da equipe do DP.
Automatizar esse processo passa a ser então um caminho para alcançar uma grande otimização do tempo do time de RH e também garantir que todos os colaboradores tenham acesso a todas as informações necessárias para manter a transparência obrigatória e essencial para as relações de trabalho. Nesse sentido, o Caule aparece como grande ferramenta para o RH e para os colaboradores, a seguir vamos apresentar um pouco mais como nossa solução funciona, mas se quiser uma apresentação personalizada e entender como nosso aplicativo pode encaixar para as necessidades da sua empresa, entre em contato com a nossa equipe no botão abaixo.
Aplicativo para colaboradores
O Caule apresenta uma interface de navegação simples para deixar à disposição do colaborador todas as informações e acessos de maneira rápida.
Cada colaborador baixa o aplicativo em sua loja de aplicativos, de acordo com o sistema operacional do seu aparelho, Google Play para aparelhos Android e AppStore para aparelhos com iOS (iPhone e iPad). Para os usuários do sistema iOS, existe uma limitação do aplicativo na maioria das vezes, o app precisa ser liberado via cupom. Isso acontece por se tratar de uma Solução Corporativa e geralmente a Apple entender que não faz sentido liberar em sua loja pública, AppStore, quando esse é o caso, o time do Caule se responsabiliza por todo o processo de criação do Hotsite do aplicativo, geração dos cupons e tutorial para os usuários conseguirem facilmente baixar o App.
No aplicativo, o login acontece de forma segura, cada colaborador tem um acesso e senhas únicos, podendo alterar sua área de perfil de maneira personalizada. Após a etapa de login, o colaborador pode acessar então as informações através das seguintes áreas:
- Contracheques (Holerite): onde é possível consultar mês a mês seus contracheques e autenticar seu recebimento;
- Histórico de Pontos: aqui é possível acompanhar o espelho de ponto, inclusive de meses anteriores, e verificar possíveis pendências. Extrato de Férias: onde o colaborador pode entender seu saldo de meses de trabalho acumulado para direito a férias e a partir de que período poderá solicitar;
- Banco de Horas: entendendo e controlando suas horas extras e demais pendências. Informe de Rendimentos: onde o colaborador pode acessar seus informes ano a ano, visualizando o histórico.
Além dessas opções, ainda é possível acessar módulos de comunicados, com os materiais institucionais da sua empresa direto no app, e também uma área exclusiva com feed de postagens.
Plataforma de gestão do RH e comunicação da empresa
Do outro lado, o RH usa nossa plataforma web para fazer o gerenciamento de toda informação, verificar a entrega dos documentos e também usa as opções de enviar notificações e comunicados para os colaboradores.
A grande vantagem é a possibilidade de integração com os principais sistemas de ERP no mercado, assim as informações podem ser disponibilizadas no aplicativo para todos os colaboradores de maneira rápida sem comprometer o tempo da equipe do RH, além da grande economia gerada por não ser mais necessária a impressão de grandes quantidades de documentos a cada ciclo mensal da empresa.
A gestão de comunicações com os colaboradores podem ainda ser gerenciadas de maneira estratégica para grupos específicos e com a separação de conteúdos, que podem ser colocados na sessão de comunicados, com avisos importantes que podem ser notificados no aplicativo do colaborador, ou mesmo usando a sessão de feed de notícias, mais indicada para comunicados gerais, ou ainda, usando um espaço para divulgação de vagas disponíveis onde pode receber as indicações diretamente dos colaboradores.
Agendando uma conversa com a nossa equipe você pode visualizar todas essas funcionalidades de maneira prática em nossa plataforma e ainda acessar uma demonstração personalizada de como funcionaria o Caule aplicado à sua empresa, use o botão abaixo para agendar uma conversa com nosso time agora mesmo.
Vantagens de ter o Caule na operação da empresa
Com o Caule é possível otimizar tanto o trabalho de RH quanto o trabalho do time de comunicação, fazendo com que as informações importantes cheguem a 100% das pessoas na empresa, elas estando localmente ou espalhados geograficamente, no escritório, no campo, ou em home office.
Centenas de milhares de reais por ano podem ser economizados deixando de imprimir holerites, informes de rendimentos e outros documentos gerados mensalmente para os colaboradores. Há também a grande economia de tempo relacionada ao transporte dessa documentação até a mão do colaborador, que em muitas empresas precisa ter o comprometimento energia e tempo de mais de uma pessoa.
Por exemplo, em empresas onde a operação é dividida em 3 turnos, que as contratações são baseadas em sazonalidades e que seus colaboradores não estão presentes fisicamente na sede da empresa, qualquer otimização na entrega dessas informações aos colaboradores é um grande diferencial. Os recados impressos no mural da empresa, ou então aquele feed que roda na Intranet da empresa, são informações que dificilmente os colaboradores que não possuem acesso à Intranet ou trabalham no campo, na rua ou longe da sede da empresa poderão acessar.
Com o Caule a empresa automaticamente tem um novo canal de comunicação para entregar as informações que importam para seus colaboradores no momento que precisarem, encurtando a distância entre o colaborador na operação e o RH e a gestão da empresa. Além de trazer toda a equipe da empresa para um novo momento na rotina de trabalho com foco na inovação e na tecnologia.
