A digitalização de documentos e processos é uma ótima ferramenta dentro das organizações, independente do seu porte. Desse modo, pode oferecer diversos benefícios, seja na diminuição de custos, como também agilizar processos. Veja a seguir, 7 benefícios que a tecnologia e a digitalização podem oferecer para uma empresa.
Sabemos que as empresas contam com um grande número de papéis, sejam eles contratos, documentos de colaboradores, informações e muito mais.
Agora, imagine todos esses documentos em formato de papel. Já pensou no quanto de custo uma empresa terá para realizar o armazenamento?
Pois bem, imagine quando o RH precisa de uma informação de um determinado colaborador. É necessário procurar entre uma série de documentos, uma informação específica de um funcionário.
Isso pode demorar cerca de 1 hora ou mais, dependendo da organização e do armazenamento desses documentos.
Quando falamos desses documentos todos digitalizados, a situação muda completamente, oferecendo mais agilidade, organização e menor custo. Sendo assim, veja a seguir 7 benefícios que a digitalização de documentos e processos pode oferecer para uma empresa.
7 Vantagens que a digitalização de documentos e processos oferece
Você ainda tem dúvida se a digitalização de documentos e processos oferece vantagens para uma empresa? Então, separamos cerca de 7 benefícios que essa tecnologia pode oferecer.
1- Acesso fácil a qualquer momento
Quando a empresa decide digitalizar todos os documentos, passa a ter um acesso muito mais facilitado e rápido daquilo que precisa. Ou seja, por meio do computador ou até mesmo do celular, é possível acessar qualquer tipo de contrato ou informação de funcionário. Tudo em questão de segundos.
Esse processo oferece mais agilidade para o cotidiano dos colaboradores. Desse modo, é possível atender melhor os clientes, colaboradores, fornecedores e muito mais.
2- Menor chance de perder os documentos
Quem nunca perdeu um documento importante, não é mesmo? Pois bem, os documentos são “presas” fáceis para serem jogados no lixo, molhar e ter qualquer tipo de problema.
As chances de colocar um determinado documento em uma pasta errada ou até mesmo ir para o lixo, são bem altas.
No entanto, quando observamos o processo de digitalização de documentos, as chances de perder ou acontecer algo com esses documentos são bem menores. É importante ficar apenas atento ao backup dos seus documentos e pronto.
3- Redução de custos
Ao ter documentos digitalizados, você passa a perceber uma grande diminuição de custos.
Imagine o tanto de folhas sulfites que são gastas diariamente e tinta de impressão. Sem contar que grande parte vai para o lixo em questões de segundos, por erro de digitação e muito mais.
Sem contar com o armazenamento. Afinal, documentos precisam ser armazenados em locais adequados, para garantir a segurança e evitar qualquer tipo de problema.
4- Mais sustentabilidade na sua empresa
Ao comentar em digitalização de documentos, não podemos esquecer do processo de sustentabilidade. Isso mesmo, sabemos que nem sempre esse é o foco dentro das empresas.
No entanto, contar com a tecnologia, em muitos casos também ajuda com o processo de sustentabilidade. Desse modo, você pode colaborar diretamente com o meio ambiente e ainda garantir diversos benefícios para a sua empresa
5- É possível controlar quem acessa as informações
Sabemos que o documento impresso é possível ser acessado por qualquer pessoa. Guardar documentos em armários, não garante que ninguém abra e consulte estes documentos, não é mesmo?
Mas quando falamos em ambiente virtual, você consegue colocar todos os documentos digitalizados dentro de uma pasta com códigos e senhas.
Essa segurança é essencial, principalmente quando falamos em documentos de colaboradores e de clientes.
6- Economiza espaço
Ao contar com a digitalização de documentos, você passa a ter muito mais economia de espaço. Ter um grande número de documentos na sua empresa, faz com que você precise de mais espaço para armazenar.
Mas na digitalização, esse espaço não é mais necessário. Afinal, todos os documentos digitalizados ficam na nuvem e podem ser acessados com mais facilidade.
Já pensou na grande quantidade de papéis guardados em caixa, poeira e entre outros problemas?
Ao contar com a tecnologia, tudo isso acaba. Ou seja, você otimiza o cotidiano do seu trabalho, evita problemas com armazenagem, poeira, organização e um grande número de caixas.
7- Compartilhamento
O compartilhamento dos documentos e informações fica muito mais fácil. Isso mesmo, ao contar com documentos digitalizados, você pode compartilhar essas informações com mais facilidade por e-mail ou plataforma.
Ao usar um sistema em nuvem, o acesso fica compartilhado em tempo real com todos os colaboradores da organização, em tempo real, o que torna o acesso a esses dados muito mais simples e rápido.
É o mais indicado para grandes empresas!
Imagine as grandes empresas que contam com um grande tipo de documentos e informações de diversos colaboradores.
Já pensou no trabalho que o RH pode ter ao contar apenas com documentos físicos? Pois bem, contar com a digitalização de documentos e processos pode ser uma das melhores opções.
Está com dificuldade de compartilhar e ter informações de colaboradores?
Visto que a digitalização de documentos é uma ótima opção, você também pode contar com o Caule. Essa é uma plataforma eficiente que pode ajudar ainda mais o dia a dia do RH da sua empresa.
Por meio desta plataforma, o RH e os colaboradores podem ter informações na palma da mão. Sem contar, que podem ser atualizadas em poucos segundos.
Desse modo, os funcionários podem acessar folhas de pagamento com mais facilidade, evitando assim a emissão de diversos holerites.
Além disso, os colaboradores também podem atualizar seus dados sempre que for necessário, como por exemplo, mudança de endereço e muito mais.
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