Quando falamos em segurança de dados dos colaboradores, a responsabilidade de assegurar essas informações é da empresa como um todo, e não apenas do próprio funcionário, ou só da equipe de tecnologia da informação.
Contudo, existem estratégias e plataformas que podem auxiliar nessa tarefa, e que médias e grandes empresas podem utilizar no seu dia a dia.
Conhecer essas ferramentas e como realizar a proteção dos dados dos colaboradores da maneira certa é essencial para evitar problemas com a lei, e garantir a segurança pessoal dos funcionários.
Confira algumas dicas de como você pode investir na segurança de dados dos colaboradores de maneira certa e eficiente.
Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais
Primeiramente, é essencial compreender o que é a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD), que surgiu no ano de 2018.
Basicamente, essa é a lei que visa regulamentar como devem ser os processos de coleta, tratamento e armazenamento de dados, tanto com relação aos funcionários de uma empresa, como de clientes.
A inspiração para a LGPD no Brasil foi a GDPR, uma lei europeia. Ela estabelece um total de 10 bases legais que legitimam o tratamento dos dados pessoais.
A lei garante aos titulares dos dados os seguintes direitos: acesso, correção, eliminação, portabilidade e revogação do consentimento.
Por serem dados sensíveis, o ideal é que as empresas armazenem o mínimo de dados possível, e invistam também em seguros para problemas com vazamento de informações.
Estratégias para garantir a segurança de dados dos colaboradores
Dentre os dados dos colaboradores que a empresa precisa proteger estão documentos como os holerites, informes de rendimentos, extrato de férias e dados de seus dependentes.
Por isso, se você pensa em disponibilizar esses documentos através de uma plataforma para os seus colaboradores, como o Caule.app, é essencial se certificar de que a empresa trabalha seguindo as leis de proteção de dados.
Inclusive, uma das melhores formas de garantir a proteção dos dados é utilizando um sistema seguro, que permita que os seus colaboradores acessem todas as informações que precisarem, de maneira mais eficiente e protegida.
Dessa forma, todos os sistemas utilizados no seu RH, por exemplo, precisam estar atuando de acordo com a lei. Isso é fundamental para evitar o vazamento de dados e problemas com a justiça.
Confira mais algumas dicas de como assegurar a proteção dos dados dos seus funcionários:
Trabalhe em cima de uma política de acessos corporativos
As políticas de segurança implementadas por uma empresa vão ajudar, diretamente, a diminuir os riscos de vazamento de dados ou de invasão de arquivos.
Uma boa estratégia para adotar na organização é limitar o uso de e-mails e redes sociais particulares, ao acessar conteúdos empresariais, por exemplo.
Se você oferece notebooks para uso dos seus colaboradores, é essencial orientar sempre a utilizar a VPN para ter mais segurança, bem como evitar conexão em redes compartilhadas e públicas de internet.
Além disso, é importante que as informações dos colaboradores estejam construídas em níveis. Assim, as mais importantes poderão ser acessadas apenas pela liderança ou pela equipe de RH.
Enquanto que os menos sensíveis podem ser acessados mais livremente.
Procure digitalizar os documentos
Aqui está uma dica essencial e que, inclusive, pode ajudar a otimizar bastante o dia a dia de trabalho do seu RH: optar por digitalizar os documentos, ao invés de ficar guardando tudo em papel.
Essa dica vale não apenas para os documentos pessoais dos colaboradores, mas também para os informes de rendimentos, folhas de pagamento, extratos de férias e etc.
Ao preferir digitalizar os documentos, é possível minimizar o risco de extravios. Além disso, eles ficam disponíveis para serem acessados a qualquer momento.
Realize backup dos dados
Uma dica de ouro para garantir ainda mais segurança aos dados dos seus colaboradores, é sempre realizar cópias de todos os dados da empresa. Afinal, qualquer ferramenta pode sofrer com falhas e ataques cibernéticos.
Por isso, é importante que você armazene os backups dos dados em espaços físicos e digitais, mas desde que fiquem devidamente protegidos.
Utilize o armazenamento em nuvem
As plataformas que guardam e disponibilizam dados em nuvem também são ótimas apostas, principalmente para quem quer acessar os dados com mais facilidade no dia a dia.
Com o armazenamento em nuvem, além de garantir segurança, a sua equipe e os seus colaboradores terão a praticidade de poder consultar os documentos sempre que necessário, bastando apenas ter acesso à internet.
Dentro do Caule.app, por exemplo, cada colaborador possui o seu próprio perfil com todos os documentos importantes, como informe de rendimentos, banco de horas, folha de pagamento e extrato de férias.
Então, sempre que for necessário utilizar um desses arquivos, basta entrar no aplicativo para ter acesso.
Recorra à criptografia para garantir a segurança de dados dos colaboradores
Para quem quer garantir uma dose extra de proteção, uma dica interessante é investir em criptografia dos dados.
Ao criptografar as informações de um servidor ou de uma rede, apenas pessoas que possuam autorização podem ler e acessar os dados e documentos.
Essa estratégia é muito indicada para dados mais sensíveis, e que precisam estar totalmente seguros contra um ataque cibernético.
Invista em Segurança de Dados com o aplicativo Caule
A Nano Incub criou o Caule.app para servir como uma plataforma de acesso a todos os documentos importantes dos colaboradores.
Para isso, o software possui todos os reforços necessários para garantir a segurança dos dados de cada funcionário e o acesso em nuvem. Assim, eles podem verificar qualquer documento quando precisarem, apenas tendo acesso à internet.
Dentro do Caule.app, é possível disponibilizar a folha de pagamento do mês, extrato de férias, banco de horas, histórico de treinamento, informe de rendimentos e todos os demais documentos que são importantes.
Para a equipe de RH, a gestão e armazenamento dos dados e documentos se torna ainda mais fácil, pois é possível integrar a plataforma aos principais sistemas de gestão.
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