A automação da folha de pagamento é um processo que usa softwares para emitir esse documento (mais conhecido como holerite), que contém dados importantes para o colaborador, como o valor do salário, descontos e outros itens. Logo, é essencial que todas as pessoas tenham acesso a ele todos os meses.
A automação da folha de pagamento é um processo que simplifica as rotinas de RH. Isso porque ele digitaliza processos que eram feitos à mão. Estes eram cansativos e repetitivos. Além disso, eram expostos a erros humanos.
Com o passar do tempo, o processo automático acelerou o trabalho do RH. Contudo, a entrega desse documento para o colaborador ainda era um problema. Afinal, grandes empresas contam com várias localidades (filiais). Além disso, há colaboradores que trabalham de forma externa e no campo, por exemplo.
Nesse sentido, surgiu a necessidade de automatizar também a entrega da folha de pagamento. Neste artigo você verá quais são as vantagens dessa prática. Agora, continue a leitura e confira.
Vantagens da automação da folha de pagamento e da sua entrega
Em primeiro lugar, você já sabe que a transformação digital tem facilitado o trabalho humano. Quando se trata do RH, vemos várias vantagens. Por exemplo, os profissionais não mais executam tarefas operacionais.
Em contrapartida, usam o seu tempo em tarefas estratégicas. Por exemplo, criam formas de reter talentos. Além disso, fazem as melhores contratações. Do mesmo modo, criam mais oportunidades para desenvolver o capital humano da organização.
Nesse sentido, automatizar a folha de pagamento e sua entrega minimiza erros, evita problemas e aumenta a agilidade. Afinal, esse método garante que o colaborador receba o valor do salário descrito corretamente.
Por exemplo, não há risco de o colaborador identificar descontos indevidos. Estes podem gerar retrabalho do departamento de RH (para refazer os cálculos e gerar novamente a folha de pagamento). Além disso, causa desconforto ao funcionário.
Portanto, é essencial adotar a automação da folha de pagamento. Afinal, a transformação digital chegou também às rotinas de RH.
Controle
O departamento de Recursos Humanos de uma empresa lida com muitos dados. Além disso, conta com várias obrigações legais. Logo, é um grande desafio cuidar dessas tarefas. E, ao mesmo tempo, emitir e imprimir a folha de pagamento.
Nesse sentido, automatizar o processo é uma forma de criar documentos mais confiáveis, além de otimizar o trabalho e evitar o vazamento de dados sensíveis.
Investir nessa automação faz com que os dados dos empregados estejam sob maior controle. Afinal, estarão em um único local e de fácil acesso. Além disso, o sistema digital é seguro e permite um controle maior sobre taxas, informações e impostos, por exemplo.
Ao armazenar os dados no sistema há outra vantagem fundamental se segurança: o documento será enviado diretamente para o colaborador. Assim, não há risco de perda ou extravio, como costuma acontecer com certa frequência com a folha de pagamento impressa.
Segurança é a marca registrada da automação da folha de pagamento
O processamento da folha de pagamento envolve informações confidenciais e pessoais de seus funcionários. Logo, é importante manter as informações seguras para minimizar o risco de vazamento de informações.
Nos sistemas automatizados de folha de pagamento, todas as informações da folha são criptografadas digitalmente. Desse modo, estarão protegidas por medidas de segurança, evitando que as informações sejam roubadas ou alteradas.
Automatizar ajuda a reduzir custos
As empresas que automatizam o holerite não precisam de muitos funcionários para cuidar da área financeira e do RH, o que implica diretamente na redução de custos operacionais. Além disso, se torna mais eficiente no dia a dia. Portanto, automatizar é uma escolha mais econômica e eficaz.
Do mesmo modo, automatizar a entrega também tem um impacto financeiro. Afinal, o colaborador receberá o documento em um app, por exemplo. Logo, de forma simples, a companhia pode economizar milhares de reais por ano. Isso pelo simples fato de não precisar imprimir o holerite.
A automatização da folha de pagamento aumenta a satisfação do colaborador
Um sistema automatizado de folha de pagamento reduz as chances de contracheques atrasados, pois, quando isso acontece, abala a confiança dos funcionários. Do mesmo modo, pode levar a processos jurídicos.
Além disso, o colaborador se sentirá mais satisfeito pela facilidade de acesso à informação. A falta da ocorrência de erros também aumenta os níveis de satisfação. Por meio de um app, por exemplo, o empregado terá tudo o que precisa na palma da mão.
Atualizações mais simples
Imagine que o seu colaborador recebeu um aumento. O processo de atualizar essa informação será muito mais fácil. Afinal, ele será feito por meio de uma plataforma de automação da folha de pagamento.
Do mesmo modo, incluir e excluir dados será muito mais simples. Assim, o profissional de RH não terá problemas com admissões e demissões.
Agora, confira um resumo sobre as vantagens da automatização da entrega e emissão da folha de pagamento:
- Ajuda a economizar tempo e dinheiro em sua organização: substitui o trabalho manual por softwares que requerem pouca intervenção humana;
- Aumentar a eficiência: permite que os funcionários se concentrem em projetos complexos em vez de operacionais, o trabalho se torna mais significativo;
- Redução de impressões e do número de funcionários: gerando economia no curto e no longo prazo.
Você já conhece o app Caule?
O Caule é um app que oferece vantagens e funcionalidades personalizadas. Dentre elas, está a automação da folha de pagamento e da sua entrega. Além disso, ele oferece:
- Acessibilidade;
- Controle e acompanhamento sobre as informações;
- Economia de tempo e de recursos;
- Integração com outras ferramentas;
- Possibilidade de correções e atualizações de forma automática.
Por essas e outras razões o Caule pode levar sua empresa para a transformação digital.
Além disso, esse aplicativo possui integração com outras ferramentas, como por exemplo, com o sistema de RH que é usado na empresa. Desse modo, ele atualiza a folha de pagamentos de forma automática.
O colaborador também terá acesso ao seu histórico de pagamentos. O app também elimina o risco de atrasos, o que aumenta a satisfação do trabalhador.
Por fim, ele é um ótimo recurso para quem trabalha em home office ou externo. Afinal, em um único local, o colaborador tem acesso a todas as informações relevantes.
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